Det är möjligt att lägga till ett externt lagrat dokument till ett objekt via huvudfönstret. Detta görs genom att välja alternativet ”Lägg till externt dokument” (nås via högerklicksmenyn i bilden ovan eller via snabbknappen i Dokumentarkivets inställningar).
Exempelvis bör kanske en viss (fysisk) karta som återfinns i arkivskåp B i ett företags källare kopplas till ett objekt i Vitec Teknisk Förvaltning. Om användaren nyttjar ”’Lägg till externt dokument” och därefter anger relevant information i dokumentets egenskaper (se bilden nedan) blir det lättare för den som vill titta på kartan att faktiskt veta vart den återfinns.
Bild 12: Externt dokument